当前位置:首页微信公众平台推荐媒体微信公众号商业地产V评论正文

购物中心筹备期财务管理18个要点参考

2017-06-15 商业地产V评论

微信扫一扫
分享到朋友圈

本文从审计角度分析商管公司筹备期间财务管理的风险点,建议运营期做好以下财务管理准备,确保购物中心顺利运营。

1、高度重视预算编制工作,为开业后进行成本控制、节能工作打好基础

  • 分析:全面预算管理是以数量和金额的形式来反映和指导公司未来一定时期的活动,适合酒店、写字楼租赁、商场、物业管理费等工作按流程执行、费用支出相对固定的行业

  • 风险点 1:费用控制不住,对应事项没有做完;或则预算没有突破,但对应事项没有做完。业务部门预算简单,不完整,没有具体明细项目,也没有按月编制,财务部门过程中无法控制

  • 风险点 2:首次编制预算,物业管理费预算水份大。例如:机电设备处于维保期,应该没有维保费开支;绿化处于施工单位养护期,相应不存在养护费,保安、保洁员工实际人数是否和预算一致

  • 审计建议 1:预算编制细化,以修理费为例,要统计购物中心现有多少不同规格的灯管,估计每年要更换多少根不同规格的灯管;以清洁用品为例,一年需要多少量的垃圾袋,石材地面保养使用的晶化粉数量估算:要统计需要晶化保养的面积,不同区域的保养频率;中央空调水电费:根据空调制冷时间、是否变频空调、分机组、水泵、水塔、末端设备等分别计算后汇总,不同笼统估计,这也是为下一步制定节能措施打好基础

  • 审计建议 2:财务人员除做好本职工作外,还要学习物业管理知识和商业管理知识,才能对财务报表进行科学分析,做好成本控制工作

  • 2、制定并完善各项财务管理与财务控制流程

  • 收费控制流程,包括:物业费、租金、停车场收费、增值服务收费等

  • 财产管理制度,包括:办公用品、低值易耗品、固定资产、劳保用品、工程用工具、保安用品

  • 支出管理制度,可以参照公司制度进行完善

  • 审计建议:重点放在收费控制流程与财产管理制度的梳理上,制作出工作流程与制度后,在筹备期便通过培训等方法贯彻到各个部门,按营运期的需求严格执行

  • 3、能源费:包括水、电、煤气、空调费、取暖费、水电损

  • 风险点:在工程部与项目公司、工程部与主力店进行工作对接时,财务部分要求工程部明确能源费的区分、计量、收费等,做出符合财务管理需求的规划。在实际操作中,水、煤气能分户计量的区域比较明确,容易实现精确的计量与收费。重点关注的是公摊电费与空调费、取暖费,各职能区域、店与店之间容易区域重叠,为开业后准确计量与收费造成障碍

  • 审计建议 1:明确公共区域与非公共区域能源费计量;明确商铺与商铺之间的能源费计量;明确公摊的计算与分摊方法

  • 审计建议 2:明确能源费的缴费方式,在采用IC卡预收费、抄表收费等方式中提出明确财务意见,对于IC预收款方式,要充分考虑到大客户的能源需求量及各种紧急情况财务收款方式;而对于抄表收费方式,要充分考虑商管公司代垫资金量及应收款的风险控制

    4、装修及收费,包括开业初装及开业后二次重新装修

  • 风险点:在工程部等业务部门制定装修手册的同时,财务部门应主动参与,对装修手册中涉及财务管理的模块提出规范化管理建议,并纳入装修管理制度或装修手册

  • 审计建议 1:明确装修进场需缴纳各项费用:装修期能源计量方法与缴纳方式;装修管理费的标准及缴纳时间、方式;垃圾清运费的标准及缴纳时间、方式;商户违纪罚款的标准及缴纳时间、方式

  • 审计建议 2:明确装修各项收费流程,保证各项费用应收尽收,此项工作控制关键点为装修许可证的发放流程控制,在与各业务部门工作对接时,财务部门对装修许可证的发放提出明确的财务管理意见,需财务收费复核后方可发放。对于装修费用的收取,财务部门需仔细阅读主力店合同条款,主力店由于是招商中心直接与商家业务对接,对于装修费用可能会有差别性的合同条款

  • 审计建议 3:装修押金退还及控制流程,明确验收流程与相关表格的传递,明确退还审批流程,明确扣款审批

  • 5、租金及物业管理费

  • 风险点:免租期是否收取物业管理费,恶意客户在免租期后退租,商管公司租金受到损失,合同中违约条款只能弥补商管公司还要重新招商承担商铺闲置损失

  • 审计建议 1:免租期是否收取物业管理费需要说明

  • 审计建议 2:在违约责任中约定:如承租方在合同履行期间根本违约,承租方应向出租方支付免租期内的房租!或者可以约定一个比例,比如如承租方根本违约,承租方应该根据未履行合同的期限占合同履行期限的比例向出租方支付免租期内的租金

  • 必须在筹备期规划好收费相关事宜:物业费标准、物业收费面积、物业管理合同、物业管理合同台帐、收费的流程等

  • 6、停车场收费

  • 分析:停车场收费的内部控制工作一向是商管公司的重点工作,其它收款工作都是财务部收款台收取的

  • 风险点 1:地上停车位的划分及管理,按营业额流水比例收取租金的主力店是否收费及相关优惠条款

  • 风险点 2:部分商户租用固定车位,按月缴纳租金,但是商户车辆数量大于其租用的车位数量,就是多张IC卡对应多个车位,在停车电脑系统不支持情况下,租户占用其它停车位,会造成停车场管理混乱

  • 审计建议 1:参与制定收费标准,收费系统的规划,停车收费区域的划分与管理,收费控制管理流程,停车场发票领购、核销,与产权方分成比例等

  • 审计建议 2:明确要求一线收费人员票款一致,并及时正确的录入收费系统,出纳严格按照规定和流程,接收一线收费人员交来的现金和票据。并及时签认交接表格,根据交接表格,形成数据库可以利用的电子文档

  • 7、广告收入管理

  • 风险点:商管公司提供广告服务,业务部门直接收取现金形成小金库

  • 审计建议:财务部参与规划外墙广告点位,明确经营方式,是采用整体外包还是自营,如自营需办理相关证件;明确分成比例;需业务部在规划广告位时,明确分成收入的缴纳方式;明确公共区域广告位收益权属;明确主力店免费使用的广告位;根据主力店合同建立台帐备查

  • 8、内、外广场公共区域经营

  • 风险点 :业务部门直接收取现金形成小金库

  • 审计建议:财务部要参与点位规划,多种经营合同要按商管公司文件编号,财务部参与合同审核,财务部建立点位台帐。例:公共区域堆头、活动如何收费要有明确标准

  • 9、保洁费支出

  • 风险点 1:实际保洁人数和合同不符,实际清扫次数、保养和合同不符;使用的高档材料和合同不符

  • 风险点 2:保洁部自行对租户提供增值服务,收取现金作为小金库

  • 审计建议 1:明确保洁区域,测算保洁费,为运营期保洁合同招标或自营做准备

  • 审计建议 2:提供增值清洁服务要签订合同

  • 10、押金

  • 风险点:押金保障不足,只考虑租金和物业管理费,没有考虑取暖费、公摊电费、空调电费等

  • 审计建议 1:押金标准要包括取暖费和公摊水电费

  • 审计建议 2:要收取商户经营保证金,商品质量出现问题可以先行赔付

  • 11、租赁软件

  • 发现:财务中心目前没有使用物业费管理软件,而是使用EXCEL表手工计算物业费和其它收费,劳动强度大,容易出现差错

  • 风险点:商管公司租户众多,并且租户定期调整,租户面积也可能增减,部分租户可能会出现拖欠全部或部分租金,不欠物业费;或者提前退租退部分押金,或商户人去楼空,部分商品折抵租金。租户转租,押金更名、退租时部分收取滞纳金等多种情况,继续使用手工核算事倍功半

  • 审计建议:财务部牵头,选择合适的租赁、物业管理软件,以适应购物中心开业后的情况

  • 12、实施收银一体化 为商业物业增值

  • 说明:收银一体化即商业管理公司通过收银软件系统和POS硬件设备统一采集、汇总和分析商户销售数据

  • 优点:准确掌握商户的销售业绩,购物中心与商户之间的租赁模式将更加丰富和科学,将能够更多地采取“抽成”、“保底+抽成”、“保底或分成两者取其高”等租赁模式

  • 主流方式:购物中心出租给商户POS机,商户自主收银,购物中心通过系统自动采集商户的销售数据

  • 审计建议 1:以出租POS机的方式为主,实现收银一体化,对主力店可以免收租金,对其它商户收取租金与押金,可以保证主力店、影城等流水金额的真实性和准确性,从而保证租金的准确性

  • 审计建议 2:统一收银将带来大量的现金流和资金沉淀,购物中心可以与收单银行谈判刷卡手续费返点,进一步增加公司收益

  • 备注:银行为了赚取顾客刷卡手续费和商户销售资金的沉淀,通常愿意与购物中心合作成为收银一体化项目的收单银行,银行一般能够向购物中心免费提供POS收银一体机,这将极大的节省收银一体化项目的建设成本

  • 13、商户退租与恢复装修原状

  • 分析:商场定期调整商户,这种调整是永远的循环

  • 风险点 1:商管公司提供基本装修,商户在取得物业公司同意后进行个性装修,承诺在退租时恢复原状。退租无人负责或者对“原状”理解产生歧义,事后商管公司只能承担恢复原状的成本

  • 风险点 2:商户搬迁、装饰装修、使用公用设施设备,公用部位,事后没有恢复

  • 审计建议:合同中规定应事先书面申请,并拍照存档,造成损失的应予补偿

  • 14、机电设备、设施管理

  • 分析:包括强电、弱电系统、自动化控制系统;智能化系统(含停车场系统);电梯、空调、给排水系统;供暖系统等,LED夜景系统、消防系统、后备发电机等

  • 风险点 1:施工单位和物业公司交接不完善,缺少管线图纸和设备材料、合格证等;工程部没有建立台帐、设备卡片、设备标识、备品备件库,事后维修困难

  • 风险点 2:施工单位免费维保期结束后,工程部维保流于形式,结果设备几年后事故增多,购物中心品质下降

  • 审计建议 1:设备管理实施预防性措施的基础是收集整理、归纳和分析各类资料,有针对性的建立各类设备和管线系统的台帐及运行、保养及检修记录等。对于重要的设备,如冷水机组、锅炉、、电梯等,应按单台设备建立运行和检修档案,建立易损零配件资料库,制定更换周期

  • 审计建议 2:设备档案建立后,对于收集的资料应定期进行分析,特别是反应设备状况的运行参数,应建立分析报表制度,以便从设备状态趋势,找出故障隐患,有计划的进行维护检修,避免维修保养计划存在疏漏,避免因故障造成停机事故

  • 审计建议 3:对于管、线等系统,预防性措施的重点是巡检和定检,定期保养。

  • 15、存货管理与成本控制

  • 风险点:财务部没有设置存货科目,购买材料后当月直接进成本。工程部、保洁部自行保管材料,材料的领用脱离监督,预算形同虚设

  • 审计建议:财务部设置存货科目,按具体品种设置明细科目,公司设立保管员岗位,工程部、保洁部填领料单领料,材料在发出的当月进入成本

  • 16、实物资产管理

  • 实物资产分类:固定资产、低值易耗品、开发商提供的设施设备、进入建筑成本的机电设施设备等

  • 风险点:财务部只管理固定资产,一段时间后帐实不清

  • 审计建议:除固定资产外,其它实物资产也要分门别类登记台帐,财务部每年也要盘点其它实物资产,台式电脑可以分主机、显示屏分别记账

  • 17、保险

  • 分析:商业管理公司一般投保财产一切险,物业公司投保公共责任险、财产险(机器设备险、附加机器设备损害险等)、停车场责任险等

  • 风险点:保险选择不当,保障不足或重复保险,商户没有投保自用部位保险或没有分担保费

  • 审计建议 1:建议通过招标的方式确定保险公司(包括提供商户投保的费率)

  • 审计建议 2:参考其它商场经验,管理公司负责为公共部位(包括自行装修、自用设施设备、租赁区域的)财产投保财产一切险,公共责任险、并承担保费。同时向商管公司提供合法有效保险单及保费缴纳凭据及复印件(原件审核后退还)

  • 18、货币资金

  • 收费方式:租户可以转账,也可以直接交现金

  • 风险点:部分商户可能会交现金,有时可能会交给业务部门相关催租人员,事后造成争议

  • 审计建议 1:标准合同文本规定:缴纳现金必须到公司财务部收款台交纳,金额以现金收据为准

  • 审计建议 2:客服部门送发票/催款通知,客户必须签收,以免遗失重要单据

  • 审计建议 3:收款台每笔收入必须开具相应票据,并将相应联次交给客户

  • 免责提示:部分文章系网络转载,不代表本平台观点,仅供分享不做任何商业用途,版权归原作者所有。部分文章因转载众多,无法确认原始作者的,仅标明转载来源。如有问题,请加微信:bgm0402,我们会立即删除,并表示歉意,谢谢!如需交流请加QQ群:580900475

    招商必备 人手一份:▼点击下方标题查看拓展联系方式

  • 百货、超市、影院等216家主力店中高层拓展联系方式!

  • 900家餐饮、休闲娱乐品牌拓展人联系方式(史上最全餐饮拓展资料)

  • 招商必备!全国72家酒店品牌加盟费用大汇总

  • 2016年万商会品牌商户完整通讯录(附拓展人电话)


  • 原版阅读 加入收藏
    分享给好友

    相关标签:18 购物中心 财务管理 要点 筹备 参考

    回到顶部